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Este Cmap, tiene información relacionada con: DECRETO 2609, PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios PRINCIPIOS 1. Planeación 2. Eficiencia 3. Economia 4. Control y Seguimiento 5. Oportunidad 6. Tranparencia 7. Disponibilidad 8. Agrupación 9. Vinculo Archivístico 10.Protección del Medio Ambiente 11. Autoevalución 12. Coordinación y Acceso 13. Cultura Archivística 14. Modernización 15. Interoperatividad 16. Orientación al Ciudadano 17.Neutralidad Tecnológica 18. Protección de la Información y los Datos, ETAPAS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ETAPAS 1. Creación 2. Mantenimiento 3. Difusión 4. Administración, ARTICULO 4 COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMEMTAL Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad., ARTICULO 8 INSTRUMENTOS ARCHIVISTICO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL a. El Cuadro de Clasificación Documental - CCD b. La Tabla de Retención Documental-TRD c. El Programa de Gestión Documental- PGD d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR e. El Inventario Documental f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, ARTICULO 3 RESPONSABILIDAD DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas., ARTICULO 1 ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplenfunciones públicas, a las entidadesael Estado en las distintas ramas del poder; ydemás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)., ARTICULO 7 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTICULO 6 COMPONENTES DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información., ARTICULO 2 TIPOS DE INFORMACIÓN a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube., ARTICULO 5 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios, ARTICULO 9 PROCESOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL, PROCESOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS 1. Planeación 2. Producción 3. Gestión y trámite 4. Organización 5. Tranferencia 6. Disposición de Documentos 7. Preservación a largo Plazo 8. Valoración, DECRETO 2609/2012 CAPITULO I, RESPONSABILIDAD DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. PARÁGRAFO La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicacionesí es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.