WARNING:
JavaScript is turned OFF. None of the links on this concept map will
work until it is reactivated.
If you need help turning JavaScript On, click here.
Este Cmap, tiene información relacionada con: MAPA CONCPTUAL SISTEMA DE GESTIÒN, SISTEMAS DE GESTION QUE ES Es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas de una organización, DISEÑO DEFINICION En esta fase se define la estrategia de implementación del SGDEA, se hace el desglose de fases y se realiza una proyección generando un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente., SISTEMAS DE GESTION IMPORTANCIA Analiza los rendimientos y los riesgos de una empresa, con el fin de otorgar un ambiente laboral más eficiente y sostenible., SISTEMAS DE GESTION TIPOS DE SISTEMAS DE GESTION Sistema de gestión de documento electrónico (SGDE), EVALUACION, MONITOREO Y CONTROL DEFINICION En esta fase se definen las acciones que contribuyen a realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de cada una de las fases del proyecto, y su avance según su planificación. Esta fase es de vital importancia porque permite identificar y gestionar los riesgos, enumerar y evaluar los hitos importantes del proyecto SGDEA y documentar los cambios o ajustes que hayan surtido durante su implementación., IMPLEMENTACION DEFINICION Cada nuevo proceso o procedimiento a implementar posee unas características particulares y obedece a unos requisitos funcionales, normativos, técnicos y tecnológicos puntuales; por tal motivo se hace necesario desarrollar actividades que faciliten su desarrollo, implementación y seguimiento., SISTEMAS DE GESTION TIPOS DE SISTEMAS DE GESTION Sistema de gestión de documento electrónico (SGDEA), Sistema de gestión de documento electrónico (SGDEA) CARACTERISTICAS 1)Sólo se conserva la versión final del documento, que no podrá ser modificada. 2)Una vez declarado el documento como documento de archlvo no permitirá modificaciones. 3)La politica de conservacion es obligatono, es necesario que el SGDEA soporte el establecimiento de los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. 4)Su objetivo es proporcionar un reposilorio seguro para la conservación de los documentos (Documentos en producción, gestión y trámite más los Documentos de archivo). 5)La eliminacion de documentos esta prohibida Excepto en: • Transferencias de un archivo a otro •Si se han cumplido con el llempo establecido en la TRO • Sí la Dispos1c16n final es eliminaciòn. 6)La clasificacion documental es Obligatorio, se necesita de un Instrumento archivistico que permita la claslficación documental da la entidad, acorde a sus estructura orgánico funcional., DMS (Sistemas de Gestión Documental) QUE ES Creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel., ANALISIS DEFINICION Comprende las actividades orientadas a conocer laestructura general de la entidad y a determinar la necesidadde información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental., FASES SON IMPLEMENTACION, Sistema de gestión de documento electrónico (SGDEA) IMPLEMENTACION FASES, tales como Estrategicos Control sobre la produccíon documental y los accesos sobre los mismos,, Sistema de información que integra todas las actividades centradas en la gestión de documentos electrónicos que no necesariamente son documentos de archivo, ni están armonizados con los procesos de la gestión documental (documentos en producción, revisión, gestión o tramite) aunque pueden llegar a serlo. NORMA NTC-ISO 23081-1 GTC-ISO-TR 15801 GTC-ISO-TR 18492 NTC 6231 NTC-ISO 13008 NTC-ISO 14641-1 NTC-ISO 16175-1 NTC 6104 NTC 5985, Sistema de gestión de documento electrónico (SGDE) CARACTERISTICAS 1)Pueden conservarse varias versiones de un mlsmo documento. 2)La eliminacion de docuementos es opcional. 3)La clasificacion documental es ppcional (gestionado por los usuarios del sistema). 4) la modificacion de documentos es permitido, pudiendo existlr varias versíones de un mismo documento. 5)Permite la gestion de documentos pudiendo definir y aplicar controles de acceso a los documentos. 6)objetivo:Faciltar la geslión de documentos en el trabajo diario (Documentos en producción, gestión y trámite)., Sistema de gestión de documento electrónico (SGDE) REQUISITOS PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DEFINICION DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL CLASIFICACION CAPTURA E INGRESO DEDOCUMENTOS GESTION DE CORRESPONDENCIA RETENCION Y DISPOSICION BUSQUEDAS, CONSULTASY REPORTES PRESTAMOS DOCUMENTALES TRZABILIDAD Y AUDITORIA CONTROL Y SEGURIDAD PARAMETRIZACION PQRS SEDEELECTRONICA FLUJOS DE TRABAJO INTEROPERABILIDAD REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES, Sistema de gestión de documento electrónico (SGDE) QUE ES Sistema de información que integra todas las actividades centradas en la gestión de documentos electrónicos que no necesariamente son documentos de archivo, ni están armonizados con los procesos de la gestión documental (documentos en producción, revisión, gestión o tramite) aunque pueden llegar a serlo., FASES SON EVALUACION, MONITOREO Y CONTROL, tales como tecnologicos • Ahorro de espacio físico. • Garantía de seguridad para documentos según su cl¡¡sificación (confidenciales, restringidos, entre otros) a través de la parametrización de roles y permisos . , Auditoria y trazabilldad sobre las diferentes actividades concernientes a la gestión de la información y la documentación. • Control de la documentación, evltando duplicidad. • Permite monitorizar y controlar el flujo de los procei.os para detectar problemas presentados durante su gestión, • Acceso y centralización de datos y documentos desde un solo punto, desde diferentes lugares y dependencias. • Definición y aplicacíón de permlsos de acceso sobre los datos y documentos según las políti cas definidas en cada entidad, tales como Operativos • Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo. • Facilitar la distribución de documentos y la ejecución de acciones compartidas Reducción en impresión de documentos pues las tareas de revisión, aprobación, fim,a son desplazadas a un entorno electrónico.